Bir şirketin karşısına çıkan ilk yazılım kararı genellikle şu: "Bunun için hazır bir program vardır herhalde?" Çoğu zaman vardır. Muhasebe, e-posta, insan kaynakları, müşteri takibi, proje yönetimi; hepsi için aylık abonelikle kullanılan onlarca ürün var.
Yine de bize gelen projelerin önemli bir kısmı, bir SaaS ürününü bir süre kullanıp sınırına çarpan şirketlerden geliyor. Tersi de oluyor: özel yazılım yaptırmış, yıllarca bakımını yüklenmiş, sonunda "bunu bir aboneliğe devredebilir miydik?" diye soran şirketler.
Bu yazı iki tarafın da ne zaman haklı olduğunu anlatıyor.
Hazır ürünün açıkça kazandığı durumlar
Şu özelliklerden çoğu geçerliyse, hazır ürün alın ve bu konuyu kapatın:
- İş süreci sizi farklılaştırmıyor. Fatura kesmek, bordro hesaplamak, toplantı planlamak. Rakibinizden daha iyi fatura kesmek size müşteri kazandırmıyor.
- Süreç sektörde standart. Ürün, sizinle aynı işi yapan binlerce şirket için yazılmış. Sizin istisnalarınız çoğu zaman onların da istisnasıdır ve ürün bunu zaten çözmüştür.
- Hemen başlamanız gerekiyor. Kayıt olup aynı gün kullanmaya başlayabilirsiniz. Özel yazılımın ilk sürümü en iyi ihtimalle aylar alır.
- Ekip küçük, bütçe belirsiz. Aylık abonelik tahmin edilebilir bir giderdir. Özel yazılım, geliştirme bitince bile bakım ve sunucu gideri taşır.
- Mevzuat sık değişiyor. E-fatura, e-defter, KVKK gibi alanlarda hazır ürün sağlayıcısı değişikliği sizin yerinize takip eder.
Bu listede "para" tek başına yok. Hazır ürün her zaman daha ucuz değildir; birazdan geleceğiz.
Özel yazılımın kazandığı durumlar
Şu durumlardan iki veya daha fazlası geçerliyse, özel geliştirme konuşmaya değer:
- Süreç, şirketin rekabet avantajı. Müşteriye teklifi herkesten hızlı çıkarmanız, siparişi farklı bir mantıkla fiyatlamanız, saha ekibini kendi yönteminizle yönetmeniz. Hazır ürün sizi "herkes gibi" çalışmaya zorlar.
- Birden fazla sistemin ortasında duruyor. ERP, e-ticaret, lojistik, muhasebe arasında veri taşıyan bir katman gerekiyor. Hazır ürünlerin entegrasyonları genellikle "en yaygın beş sistem" ile sınırlı.
- Abonelik, kullanıcı sayısıyla büyüyor. Kullanıcı başına ücretlendirme, 10 kişilik ekipte önemsizdir; 300 kişilik ekipte yıllık bütçe kalemi olur.
- Veri sizde kalmalı. Sektörel düzenleme, müşteri sözleşmesi ya da şirket politikası verinin belirli bir yerde tutulmasını zorunlu kılıyor.
- Ürün yol haritası sizin ihtiyacınızla örtüşmüyor. "Bu özellik gelecek sürümde" cevabını üçüncü kez duyduysanız, muhtemelen gelmeyecek.
Maliyeti doğru kıyaslamak
Çoğu kıyas yanlış yapılıyor, çünkü iki tarafın farklı kalemleri sayılıyor. Hazır ürünün aylık ücreti ile özel yazılımın geliştirme bedeli yan yana konuyor ve özel yazılım her zaman kaybediyor.
Doğru kıyas beş yıllık toplam maliyet üzerinden yapılır. İki tarafta da şu kalemler var:
| Kalem | Hazır SaaS | Özel yazılım |
|---|---|---|
| Başlangıç | Kurulum, veri aktarımı, eğitim | Analiz, geliştirme, veri aktarımı |
| Yıllık sabit | Abonelik (kullanıcı ve modül başına) | Sunucu, bakım, güvenlik güncellemeleri |
| Büyüme | Her yeni kullanıcı ve modül ücret ekler | Yeni kullanıcı genellikle ücretsiz, yeni özellik geliştirme ister |
| Entegrasyon | Hazır bağlantılar ücretsiz, özel olanlar ek iş | Baştan tasarlanır, sonradan eklemek kolaydır |
| Çıkış | Veri dışa aktarma, geçiş projesi | Kod sizin, kalıcı bağımlılık yok |
Sık atlanan iki kalem var. Birincisi, hazır üründe iş akışını ürüne uydurma maliyeti: ekibin alıştığı süreci değiştirmek, iki ürün arasında elle veri taşımak, "sistem izin vermediği için" yapılamayan işler. Bu kalem faturada görünmez ama her ay ödenir.
İkincisi, özel yazılımda sahiplik maliyeti: yazılımın bir sahibi olmalı. Hata bildirimlerini toplayan, güncellemeleri önceliklendiren, geliştirici ekiple konuşan biri. Bu kişi yoksa yazılım birkaç yıl içinde kimsenin dokunmak istemediği eski sisteme dönüşür.
Üçüncü yol: hazır ürün artı küçük bir katman
Kararların çoğu ikili değil. En sık gördüğümüz başarılı düzen şu: çekirdek iş için hazır bir ürün, üzerine şirketin farkını taşıyan küçük bir özel katman.
Örnekler:
- Hazır muhasebe programı, üstüne şirketin kendi teklif ve sipariş ekranı. Fatura hazır üründen kesilir, fiyatlama mantığı şirketindir.
- Hazır e-ticaret altyapısı, üstüne depo ve lojistik entegrasyonu. Mağaza hazır üründe çalışır, sipariş akışı şirkete göre kurulur.
- Hazır müşteri takip ürünü, üstüne saha ekibinin kullandığı küçük bir mobil uygulama. Veri hazır üründe durur, saha deneyimi şirkete özeldir.
Bu düzende özel yazılım küçük kalır, dolayısıyla bakımı ucuzdur. Hazır ürün de kendi işini yapar. Tek şart, hazır ürünün açık bir API sunması. Ürün seçerken bu soruyu ilk sırada sorun.
Karar için sorular
Sırayla cevaplayın:
- Bu süreç müşterinin gözünde bizi farklı kılıyor mu? Hayırsa hazır ürün.
- Sektörde bu işi yapan hazır ürün var mı ve API sunuyor mu? Varsa önce onu deneyin.
- Beş yıllık toplam maliyet, iş akışı uyarlama ve kullanıcı büyümesi dahil, hangi tarafta daha düşük?
- Özel yazılımın şirket içinde bir sahibi olacak mı?
- Hazır üründen çıkmak gerekirse veriyi alabilir miyiz?
Cevapların çoğu hazır ürünü işaret ediyorsa, özel yazılım yaptırmayın. Birkaçı özel yazılımı işaret ediyorsa, küçük bir katmanla başlayın ve büyütün.
Sonuç
"Hazır mı, özel mi" sorusunun genel bir cevabı yok, ama şirket özelinde cevabı genellikle bir öğleden sonrada bulunuyor. Doğru soruları sormak yeterli.
Bu kararı birlikte vermek isteyenler için keşif görüşmesi ücretsiz. Gerektiğinde "size özel yazılım gerekmiyor" demek de bu görüşmenin parçası. İletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.
